Warum eine Regel besser ist als Bauchgefühl
Ohne Vorgabe entscheidet jede und jeder selbst. „Kundenliste? Wird schon gehen.“ – „Lieber gar nichts, man weiß ja nie.“ Beides ist ein Problem: Im ersten Fall landen Daten dort, wo sie nicht hingehören. Im zweiten bleibt die Zeitersparnis aus, für die Sie die KI eingeführt haben. Dazu kommt oft ein privates Konto am Arbeitsplatz – ohne Vertrag, ohne einheitliche Einstellungen, ohne Überblick.
Verantwortlich für den Umgang mit Daten bleibt in jedem Fall der Betrieb. Eine einfache, sichtbare Regel schützt deshalb beide Seiten: den Betrieb und die Mitarbeitenden, die wissen wollen, was erlaubt ist.
Die Datenampel
- Grün – darf hinein: Texte ohne Personenbezug, eigene Vorlagen, allgemeine Fragen, öffentliche Informationen. Zum Beispiel eine Stellenanzeige entwerfen, eine Anleitung vereinfachen oder einen Flyertext schreiben.
- Gelb – ersetzen oder freigeben: Kundenanliegen, Beschwerden, Protokolle mit Namen. Namen, Adressen und Nummern werden vorher durch Platzhalter ersetzt: „[Kundin A] beschwert sich, dass der Termin ausgefallen ist.“ Echte Daten kommen nur hinein, wenn die Aufgabe sie braucht und die Geschäftsführung das Firmenkonto für genau diese Aufgabe freigegeben hat – etwa für Eingangsrechnungen oder das Mieterpostfach.
- Rot – nie in allgemeine KI-Werkzeuge: Gesundheitsdaten, Kontodaten von Kunden und Beschäftigten, Personalunterlagen. Passwörter und Zugangsdaten gehören nirgendwohin – auch nicht in ein Firmenkonto. Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Daten.
Müssen Rot-Daten dennoch mit KI verarbeitet werden, braucht es ein eigenes, ausdrücklich dafür freigegebenes System – zum Beispiel eine private KI, die vollständig in Ihrem Netzwerk läuft.
Zum Übernehmen: die Ampel als Aushang
Vorlage
Grün – darf hinein: Texte ohne Personenbezug, eigene Vorlagen, allgemeine Fragen.
Gelb – ersetzen oder freigeben: Kundenanliegen mit Platzhaltern; echte Daten nur in freigegebenen Aufgaben.
Rot – nie in allgemeine KI-Werkzeuge: Gesundheitsdaten, Kontodaten von Kunden und Beschäftigten, Personalunterlagen. Passwörter nirgendwohin.
Immer: nur im Firmenkonto · im Zweifel ersetzen · Fragen offen ansprechen.
Freigegeben: [Datum], [Geschäftsführung]
Firmenkonto statt Privatkonto
Die Ampel gilt nur zusammen mit dem richtigen Werkzeug. Ein privates Konto hat keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihrem Betrieb, und die Einstellungen bestimmt jeder Nutzer selbst. Ein Firmenkonto dagegen richtet der Betrieb einmal ein – mit Vertrag, mit einheitlichen Einstellungen und mit dem Überblick, wer es nutzt. Wie Sie im Alltag Namen ersetzen und was dabei leicht übersehen wird, steht im Beitrag Kundenmail in die KI? Erst die Namen raus.
Wie die Regel im Alltag funktioniert
- Eine Seite, gut sichtbar: neben dem Bildschirm, im Intranet oder als erste Seite im gemeinsamen KI-Projekt.
- Im Zweifel ersetzen: Wer unsicher ist, ob etwas Gelb oder Rot ist oder ob eine Aufgabe freigegeben ist, ersetzt die Daten – oder fragt nach.
- Fragen offen ansprechen: Unklare Fälle sammeln und die Ampel alle paar Monate ergänzen.
- Freigabe durch die Geschäftsführung: Die Regel gilt erst, wenn sie freigegeben und allen bekannt ist.
Fazit
Grün, Gelb, Rot – und alles nur im Firmenkonto. Mit dieser einen Seite weiß Ihr Team, was in die KI darf. Solche Spielregeln gehören zu jeder Claude-Einführung, die wir begleiten.
Dieser Beitrag gibt eine fachliche Einschätzung und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Regeln für Ihren Betrieb legt die Geschäftsführung fest, im Zweifel gemeinsam mit Ihrer Datenschutzberatung.
Zuerst erschienen als Beitrag vom 25. Oktober 2026 auf YouTube, Instagram und TikTok. Hier ausführlicher und mit Beispiel.
Colin-Alexander Rauer ist Gründer und Geschäftsführer der Neo Orbis UG in Cottbus. Mit seinem Team richtet er Claude und private KI in Betrieben ein – mit 25 Jahren Erfahrung aus Führung, Vertrieb und Technik.