Warum gut klingende Texte trotzdem falsch sein können
KI-Modelle formulieren flüssig und überzeugend – auch dann, wenn eine Angabe nicht stimmt. Sie können ein Datum verwechseln, eine Zusage machen, die Sie nie geben wollten, oder eine Zahl ergänzen, die nirgends stand. Das passiert nicht oft, aber oft genug, dass ein kurzer Blick vor dem Senden Pflicht ist. Verantwortlich für den Text ist am Ende der Betrieb, nicht die KI.
Die vier Prüffragen
- Fakten: Stimmen Zahlen, Beträge, Daten, Uhrzeiten, Namen und Adressen? Enthält der Text Zusagen – Termine, Preise, Fristen –, die so nicht gemacht werden dürfen?
- Ton: Passt der Text zu Ihrem Betrieb? Ist er zu förmlich, zu werblich, zu lang? Würden Sie so mit diesem Kunden sprechen?
- Fehlt etwas? Sind alle Fragen aus der ursprünglichen Mail beantwortet? Ist klar, was als Nächstes passiert?
- Darf alles raus? Stehen noch Platzhalter wie [Name] im Text? Sind interne Notizen, Preise anderer Kunden oder Anweisungen aus dem Auftrag hineingerutscht?
Zum Abschreiben: der Prüfauftrag
Die KI kann beim Prüfen helfen – nicht als Ersatz für Ihren Blick, sondern als zweite Liste:
Vorlage
Aufgabe: Lies diesen Text und liste alle Zahlen, Daten, Namen und Zusagen auf, die darin vorkommen. Markiere Platzhalter in eckigen Klammern und Sätze, die eine Verpflichtung enthalten.
Format: Als Liste, jeweils mit dem Satz, in dem die Angabe steht.
Die Liste gleichen Sie dann mit Ihren Unterlagen ab. So fällt eine falsche Uhrzeit auf, bevor sie beim Kunden ankommt.
Wie gründlich muss es sein?
Das hängt vom Text ab. Eine interne Notiz braucht einen schnellen Blick, ein Angebot oder die Antwort auf eine Beschwerde einen gründlichen. Als Faustregel gilt: Je mehr Zahlen, Zusagen und Außenwirkung, desto genauer.
Weniger Nacharbeit gibt es, wenn schon der Auftrag gut war – mit Kontext, Kriterien und festen Angaben, wie im Beitrag KI richtig fragen beschrieben. Und wer mit Platzhaltern statt echter Kundendaten arbeitet, setzt die echten Angaben erst zum Schluss ein – und prüft dabei gleich, dass kein [Platzhalter] übrig geblieben ist. Wie das geht, steht im Beitrag Kundenmail in die KI? Erst die Namen raus.
Fazit
Die KI schreibt, der Mensch gibt frei. Vier Fragen, zwei Minuten – und kein Text verlässt den Betrieb ungeprüft. Solche Prüfschritte gehören zu den Spielregeln, die wir bei jeder Claude-Einführung mit dem Team festlegen.
Zuerst erschienen als Praxistipp vom 31. Oktober 2026 auf TikTok, Instagram und Facebook. Hier ausführlicher und mit Beispiel.
Colin-Alexander Rauer ist Gründer und Geschäftsführer der Neo Orbis UG in Cottbus. Mit seinem Team richtet er Claude und private KI in Betrieben ein – mit 25 Jahren Erfahrung aus Führung, Vertrieb und Technik.