Warum fremdsprachige Anfragen liegen bleiben
In Grenzregionen wie der Lausitz kommen Anfragen von Kunden, Lieferanten und Bewerbern auch auf Polnisch oder Tschechisch. Wer die Sprache nicht spricht, schiebt die Mail vor sich her oder antwortet mit einem holprigen Satz. Dabei steckt oft eine ganz einfache Frage dahinter: ein Termin, ein Preis, eine Verfügbarkeit.
So geht es in vier Schritten
- Erst Daten ersetzen: Namen, Adressen und Telefonnummern durch Platzhalter wie [Kunde] und [Adresse] ersetzen – es sei denn, Sie arbeiten in einem Firmenkonto, das dafür freigegeben ist.
- Verstehen: Die KI übersetzt die Mail und fasst sie in zwei Sätzen zusammen. So sehen Sie sofort, worum es geht.
- Antworten: Sie schreiben die Antwort auf Deutsch, in kurzen und einfachen Sätzen. Die werden sicherer übersetzt als lange Schachtelsätze.
- Gegenprüfen: Lassen Sie die Übersetzung in einem neuen Chat zurück ins Deutsche übersetzen – dort kennt die KI Ihren Originaltext nicht. Stimmen Zahlen, Daten und Termine noch?
Zum Abschreiben: die drei Aufträge
Beispiel
Verstehen: Übersetze diese Mail ins Deutsche und fasse sie in zwei Sätzen zusammen: [Text]
Antworten: Übersetze meine Antwort ins Polnische, freundlich und in einfachen Sätzen: [Antwort]
Prüfen (neuer Chat): Übersetze diesen polnischen Text ins Deutsche: [polnische Fassung]
Bei der Rückübersetzung achten Sie vor allem auf Zahlen, Datumsangaben, Uhrzeiten, Preise und Zusagen. Ein vertauschter Tag oder ein falsch gesetztes Komma richtet mehr Schaden an als eine ungelenke Formulierung. Allgemeine Prüffragen für KI-Texte stehen im Beitrag KI-Texte prüfen, bevor sie rausgehen.
Wo die Grenzen liegen
- Verträge und Rechtsfragen: Hier lassen Sie die Übersetzung von einem Menschen prüfen – am besten von einer Fachübersetzerin oder einem Fachübersetzer.
- Fachbegriffe: Die KI übersetzt Fachwörter manchmal zu wörtlich. Geben Sie wichtige Begriffe im Auftrag vor, etwa „Kostenvoranschlag“ oder „Abschlagsrechnung“.
- Ton: Höflichkeitsformen unterscheiden sich von Sprache zu Sprache. Bitten Sie die KI um eine höfliche, geschäftliche Anrede.
- Offen sagen: Ein kurzer Satz am Ende, auf Deutsch und in der Sprache des Empfängers – „Diese Nachricht wurde mit Hilfe einer KI übersetzt.“ – schafft Verständnis für kleine Holprigkeiten.
- Datenschutz: Kundendaten gehören nur in ein freigegebenes Werkzeug. Wie Sie Namen ersetzen, zeigt der Beitrag Kundenmail in die KI? Erst die Namen raus.
Fazit
Die KI übersetzt, Sie prüfen die Zahlen. So wird aus der liegengebliebenen Mail eine schnelle Antwort – und vielleicht ein neuer Auftrag. Welche weiteren Aufgaben die KI in Ihrem Büro übernehmen kann, zeigt der Claude-Check in drei Minuten.
Zuerst erschienen als Praxistipp vom 7. November 2026 auf YouTube, Instagram und TikTok. Hier ausführlicher und mit Beispiel.
Colin-Alexander Rauer ist Gründer und Geschäftsführer der Neo Orbis UG in Cottbus. Mit seinem Team richtet er Claude und private KI in Betrieben ein – mit 25 Jahren Erfahrung aus Führung, Vertrieb und Technik.